Mijn ervaring met Easymeeting

Door mijn werk als management assistent ben ik vaak op zoek naar goede locaties voor vergaderingen en evenementen. Soms is het alleen voor een bestuursvergadering van ongeveer 10 mensen, maar ook een paar keer per jaar met alle personeel uit het binnen – en buitenland.

Het bos in voor een vergadering?

Het mag bekend zijn dat vergaderen op een nieuwe locatie spannend is. Misschien levert het daardoor vaak succes op. Ik weet niet wat het is, maar het werkt echt. Wij hebben mensen wel eens “het bos in gestuurd” en dat heeft mooie nieuwe inzichten opgeleverd binnen ons bedrijf.

Mijn ervaring met bijzondere locaties

Als je wel eens een evenement hebt georganiseerd voor jouw bedrijf of voor jouw werkgever, dan weet je dat dit een hele opgave kan zijn. Vind maar eens iets dat aan alle eisen voldoet. En krijg daarna het management zover dat ze akkoord gaan met de door jou uitgezochte locatie van Easymeeting. Nou, ik weet ervan. Ik doe het al jaren en ik heb zo mijn eigen systeem ontwikkeld om vergaderlocaties op een succesvolle manier te boeken. Door mijn ervaring kan ik er inmiddels wat over vertellen. Hou je vast.

Stel de juiste vraag

Allereerst is het van groot belang dat je van het management een aantal mensen krijgt waarvoor je het evenement organiseert. En dan het liefst met een marge van ongeveer 10% op dat aantal. Dus – als het ongeveer 50 gasten zijn, kunnen het er 60 worden, maar ook 40. Dat is echt belangrijk om vooral te weten. Daarnaast is de locatie belangrijk. Denk aan de bereikbaarheid met openbaar vervoer, wil je bussen inzetten en hoeveel nachten kunnen mensen weg.

Bevestig de vraag

Als je eenmaal alle parameters hebt verzameld, beschrijf dan in een paar zinnen de locatie die jij gaat zoeken. Die parameters heb je verzameld van je management. Stuur ze vervolgens een mail met daarin precies de omschrijving van de gezochte locatie en vraag aan je management om te bevestigen dat dit precies omschrijft wat ze zoeken. Sla deze stap niet over, dat bespaart je heel veel werk op een later tijdstip. Pas daarna ga je zoeken in Easymeeting.

Jouw criteria voor een vergaderruimte

Dan ga je op zoek. Ikzelf gebruik altijd Easymeeting, omdat ik weet dat zij alleen topkwaliteit aanbieden en omdat hun website super makkelijk is. Je vult je data in, het aantal mensen en de regio. Daarna krijg je een aantal locaties te zien die zouden kunnen voldoen aan jouw criteria. Vervolgens ga je in die selectie zoeken naar de locatie die alles heeft wat het management aan jou heeft opgegeven.

Conclusie

Voor diverse trainingen die we hebben gehad, maar ook door “geheime” directie vergaderingen heb ik al heel vaak Easymeeting gebruikt. Supersnel geboekt en altijd precies wat ik zoek. Ze hebben een breed aanbod in locaties die klein en intiem zijn, maar ook locaties die plek bieden aan honderd mensen of nog meer.